Một lời khen nếu chỉ dừng lại ở những từ ngữ chung chung sẽ dễ bị lãng quên và khó tạo ra giá trị sâu sắc. Ngược lại, khi áp dụng khung phản hồi SBI [Situation- tình huống cụ thể, Behavior - hành vi quan sát được và Impact- ảnh hưởng của hành vi lên kết quả chung] - lời khen sẽ trở nên rõ ràng, khách quan và thuyết phục. Đây là cách biến lời khen trở thành một nguồn năng lượng tích cực bền vững, là chất xúc tác mạnh mẽ để người nghe phát huy thế mạnh và mở rộng khả năng sáng tạo của mình.
Bên cạnh khung phản hồi SBI, khung 4P cũng giúp học viên nhận ra một thói quen phổ biến: Từ trước đến nay, ta thường góp ý dựa trên cảm xúc, thiếu cụ thể và hiếm khi làm rõ lợi ích dành cho người được góp ý. Để thay đổi “lối mòn cũ” đó, phản hồi 4P bắt đầu bằng một lời ghi nhận - như một cách thể hiện sự tôn trọng, giúp người nghe cảm thấy an toàn và sẵn sàng lắng nghe. Tiếp theo, ta đưa ra vấn đề cụ thể cần cải thiện và cùng nhau khám phá những khả năng hoặc cách làm tốt hơn trong tương lai. Cách tiếp cận này cho thấy: Họ không đơn độc trên hành trình hoàn thiện bản thân. Những thay đổi tưởng chừng nhỏ bé ấy đã tạo nên khác biệt lớn. Không khí của buổi góp ý trở nên nhẹ nhàng, dễ tiếp nhận hơn. Người nghe không còn căng thẳng phòng thủ. Người đưa ra phản hồi cũng không còn cảm giác “mình đang sửa lỗi cho ai đó” mà là “mình đang đồng hành, hỗ trợ người khác trưởng thành”.
Bên cạnh các khung phản hồi như SPI hay 4P, hiểu biết về mô hình DISC còn giúp người phản hồi điều chỉnh cách giao tiếp sao cho phù hợp với từng cá tính - theo cách mà người nghe sẵn lòng đón nhận. Và đôi khi, chỉ một thay đổi nhỏ trong cách nói cũng đủ để giúp người khác mở lòng. Góp ý không làm người khác “nhỏ đi” nếu nó được nói ra từ sự “lớn lao” của một tấm lòng chân thành. Là người phản hồi, bạn không chỉ đang truyền đạt một thông điệp – bạn đang khơi mở một cánh cửa. Bạn có thể trở thành người đồng hành, người dẫn đường và quan trọng nhất, là người góp phần giúp người khác trở thành phiên bản tốt hơn của chính họ.
Xử lý phản ứng của người nhận phản hồi
Khi nhận được một lời góp ý - đặc biệt là những góp ý chạm đến những điểm chưa hoàn thiện - con người sẽ có phản xạ tự nhiên là phủ nhận, biện minh, thậm chí phản công. Những phản ứng ấy không hẳn người nghe không muốn thay đổi, mà vì họ cảm thấy không an toàn và vì lời góp ý ấy chưa được cảm nhận như một sự “thiện chí” để cùng phát triển. Nếu người phản hồi thiếu sự bình tĩnh và tinh tế, rất dễ bị cuốn vào cuộc giằng co đúng – sai, mà đánh mất cơ hội thực sự: Giúp người kia nhìn lại chính mình với sự tôn trọng và chân thành.
Thay vì đối đầu, người phản hồi cần áp dụng cách xử lý phản ứng phòng thủ theo mô hình 3G [Giữ bình tĩnh - Gợi mở lại mục đích - Gần gũi hoá). Đồng thời việc áp dụng mô hình DISC theo từng kiểu tính cách để xây dựng lại sự kết nối một cách hiệu quả. Với người quyết đoán, hãy đi thẳng vào trọng tâm, truyền đạt rõ ràng và thể hiện sự tôn trọng đối với năng lực của họ. Với người sống tình cảm, nên bắt đầu bằng sự ghi nhận chân thành và kết nối qua cảm xúc. Với người tỉ mỉ, hãy cho họ thời gian suy nghĩ, tránh gây áp lực phải phản hồi ngay lập tức. Còn với người sôi nổi, hãy giữ tinh thần tích cực và biến cuộc trò chuyện thành cơ hội cùng nhau tạo ra điều tốt đẹp hơn.
