• Người dùng truy cập vào BPM Portal theo đường link: https://bpm.vassteel.vn/ProcessPortal, đăng nhập bằng tài khoản và mật khẩu được Bộ phận IT cung cấp. Sau khi đăng nhập, trên thanh giao diện của BPM Portal, chọn chức năng “Smarty Payment Center”.

4.2.1. Tạo Đề nghị tạm ứng

Trên giao diện “Smarty Payment Process”, chọn Đề nghị tạm ứng:

Tại giao diện trên, người dùng có thể tìm kiếm tất cả các Đề nghị tạm ứng đã được tạo theo các điều kiện như: Tên nhà cung cấp, trạng thái, từ ngày đến ngày,…Để tạo mới 01 Đề nghị tạm ứng, người dùng click vào “Tạo đề nghị tạm ứng”:

Người dùng sẽ điền các thông tin tạm ứng như hình bên dưới.

Để tạo mới chi tiết 01 chứng từ tạm ứng, người dùng chọn “Tạo mới chứng từ” và xuất hiện màn hình sau:

Sau khi điền đầy đủ thông tin, chọn “Lưu”. Chứng từ vừa tạo sẽ được lưu tại Danh sách đề nghị tạm ứng:

Sau khi gửi duyệt, Đề nghị tạm ứng sẽ gửi lần lượt đến các cấp duyệt theo thứ tự như sau: TPMH, KTPT, KKT, CEO. Màn hình phê duyệt Đề nghị tạm ứng của các cấp duyệt này như sau:

Trên giao diện “Smarty Payment Center”, người dùng chọn tab “Hóa đơn thanh toán”, hệ thống sẽ xuất hiện màn hình như bên dưới:

Tại giao diện trên, người dùng có thể tìm kiếm tất cả các hóa đơn đã được tạo theo các điều kiện như: Tên nhà cung cấp, trạng thái, số PO, từ ngày đến ngày,…Để tạo mới 01 hóa đơn cho 01 NCC, người dùng click vào “Tạo mới hóa đơn”, giao diện hóa đơn được thể hiện như sau:

4.4.1. Tạo Đề nghị thanh toán

Trên giao diện “Smarty Payment Center”, Người dùng chọn tab “Đề nghị thanh toán”. Xuất hiện màn hình như bên dưới:

Tại giao diện trên, người dùng có thể tìm kiếm tất cả các Đề nghị thanh toán đã được tạo theo các điều kiện như: Tên nhà cung cấp, trạng thái, từ ngày đến ngày,…Để tạo mới 01 Đề nghị thanh toán cho 01 NCC, người dùng click vào “Tạo mới đề nghị”, giao diện được thể hiện như sau:

Tại đề nghị này, người dùng có thể tìm kiếm các hóa đơn đã được tạo ở bước “Tạo hóa đơn thanh toán” hoặc tạo mới 01 hóa đơn bằng cách click vào “Tạo hóa đơn”, xuất hiện màn hình nhập hóa đơn.

Sau khi điền đầy đủ thông tin, người dùng có thể chọn Hủy tác vụ, Lưu nháp hoặc Gửi duyệt.

4.4.2. Phê duyệt Đề nghị thanh toán

Sau khi gửi duyệt, Đề nghị thanh toán sẽ gửi lần lượt đến các cấp duyệt theo thứ tự như sau: TPMH, KTPT, KKT, CEO. Màn hình phê duyệt Đề nghị tạm ứng của các cấp duyệt này như sau:

4.5.1. Phân loại dòng tiền thanh toán

Sau khi Đề nghị thanh toán/tạm ứng được CEO duyệt, KTTT sẽ vào giao diện “Payment Admin”, màn hình sẽ xuất hiện như bên dưới:

KTTT sẽ chọn button “Tìm kiếm” và xuất hiện tất cả các đề nghị thanh toán đã được phê duyệt chưa được thanh toán.

Lúc này, KTTT sẽ chọn Đề nghị thanh toán/tạm ứng cần phân loại dòng tiền thanh toán theo “Vốn vay” hoặc “Vốn tự có”. Sau đó chọn thêm mới.

Sau đó sẽ xuất hiện popup để KTTT phân loại đề nghị này thuộc dòng tiền phải trả theo “Vốn vay” hoặc “Vốn tự có” như hình bên dưới.

Sau khi thực hiện, KTTT sẽ có được màn hình sau:

Lúc này, KTTT sẽ chọn gửi duyệt đến KTT phê duyệt dòng tiền để thanh toán cho NCC.

4.5.2. Phê duyệt dòng tiền thanh toán

Sau khi gửi duyệt, Đề nghị phê duyệt dòng tiền thanh toán sẽ gửi đến KTT xem xét và phê duyệt.

KTT sẽ có 2 lựa chọn: 

- Phê duyệt Đề nghị: Chọn Phê duyệt và hệ thống phát sinh tác vụ gửi đến KTTT để thực hiện clear công nợ và chi tiền. 

- Từ chối Đề nghị: Đề nghị thanh toán/tạm ứng sẽ trả về “Payment Admin”.

4.5.3. Clear công nợ 

Sau khi KTT duyệt dòng tiền chi trả cho NCC, KTTT sẽ nhận được tác vụ để ghi nhận thanh toán theo màn hình sau:

Sau khi điền đủ các thông tin, KTTT chọn duyệt, lúc này chứng từ sẽ lưu vào SAP và clear công nợ của NCC.

4.5.4. Chi tiền

- Trường hợp chi tiền cho NCC bằng vốn tự có: KTTT thực hiện ủy nhiệm chi và trình duyệt bên ngoài hệ thống đến cấp thẩm quyền để chi tiền cho NCC. 

- Trường hợp chi tiền cho NCC bằng vốn vay: Kế toán thực hiện in giấy ghi nợ, ủy nhiệm chi, bảng kê và trình duyệt đến cấp thẩm quyền bên ngoài hệ thống. Riêng đối với Công ty Tuệ Minh, KTTT sẽ nhận được tác vụ in giấy nhận nợ, bảng kê, ủy nhiệm chi như sau: