1. Nhân viên tham gia quy trình

1.2 Dashboard Tôi cần làm

Là nơi chứa các tác vụ được phân công cho nhân viên

1.3 Theo dõi quy trình của một tác vụ.

Tác vụ sẽ thuộc về một lượt quy trình (Process instance) cụ thể, vì vậy user có nhu cầu theo dõi chuyện gì đang xãy ra trước và sau tác vụ của mình, việc đó có thể tiến hành như sau:

1.4 TV Team cần làm

My Teams Work (Available): nơi chứa tác vụ được phân công cho phòng ban của nhân viên. Nhân viên có thể quản trị quy trình mà mình có tham gia hoặc có quyền nhìn thấy.

- Nếu nhân viên muốn claim tác vụ của mình thì cần chú ý là công việc sẽ được gán vào tên của nhân viên, và tác vụ này sẽ biến mất khỏi danh sách của team.

1.5 Lưu thêm tài liệu vào instance :

User mở instace ra và ấn vào dấu + ở documents, tài liệu này sẽ được gắn với instances. User được khuyến nghị không đính kèm quá nhiều file vào đây.

2.Cấp Quản lý chủ nhiệm quy trình (Process Owners)

2.1 Tìm kiếm quy trình theo tên và Instance ID

Tìm instance tương ứng bằng cách điền và ô tìm kiếm dưới đây giá trị mã Instance Id P1 (cho PR) trên Purchase Center hoặc mã Instance ID P2 trên Purchase Admin (cho từng smartpr):

Trả task ngược lại về team : User Có thể làm hành động này nếu quyết định trả tác vụ về khối tác vụ của team team thấy.

2.2 Điều phối công việc trong phòng ban

Gán tác vụ cho một nhân viên cụ thể , thay đổi ngày hết hạn, priority : click và modify task sẽ thấy màn hình này:

Trưởng phòng có thể assign tác vụ cho nhân viên của mình qua cách trên, hoặc gán trực tiếp tác vụ cho một nhân viên ngay trên trang dashboard.

2.3. Xem performance của team mình:

3. Tạo Dashboard cá nhân:

Mặc định BPM sẽ cung cấp 4 dashboards là Works , Processes, ProcessPerformance, TeamPerformance.

User có thể tự tạo dashboard để quản lý tác vụ của mình,

3.1 Chọn Create Saved Search

Tạo mới một dashboard như hình dưới đây:

3.2 Lọc các trạng thái tác vụ muốn bỏ vào dashboard mới:

Một tác vụ có các trạng thái sau:

• Claimed : tác vụ đã picked và gán cho user hiện hành, hoặc tác vụ đã được hệ thống tự gán cho user hiện hành.

• Available : tác vụ đang trong hộp tác vụ của team mà user hiện hành đang thuộc về, ví dụ : anh Phú thuộc team ERP thì các tác vụ gán cho team ERP (mà chưa có ai claimed) thì sẽ ở trạng thái available đối với anh Phú. Anh Phú có thể claim (gán cho chính mình) hoặc gán tác vụ đó cho một người nào đó trong đội ERP.

• Completed : Tác vụ mà user hiện hành đã hoàn thành rồi. User dùng trạng thái này để tìm lại các tác vụ mình đã thực hiện.

3.3 Thay đổi các trường dữ liệu trong dashboard mới.

Mặc định thì hộp tác vụ chỉ có 5 trường dữ liệu (5 cột) như hình trên, user có thể chọn “Edit columns” nếu muốn điều chỉnh danh sách các trường dữ liệu này (có thể xem thêm Mã PR SAP, Có gấp hay không, trạng thái duyệt, người tạo yêu cầu …các dữ liệu này được đẩy ra từ process, nếu user có nhu cầu xem các dữ liệu khác có thể gởi yêu cầu cho đội dự án.

3.4 Thêm điều kiện lọc tác vụ cho hộp tác vụ cá nhân :

Click vào Add như hình dưới :

3.5 Sử dụng Dashboard:

Sau khi save thì hộp tác vụ có tên: Chốt Thầu PR An Hưng Tường sẽ được tạo ở Dasboards.

Mặc định các dashboard mới tạo sẽ ẩn đi, user có thể hiện ra bằng cách click vào “show more” và chọn add to favourite (ngôi sao), sau đó có thể kéo dashboard mới này đến các vị trí mình mong muốn .