Phân hệ Hội nhập Nhân viên

A. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔNG THỂ

1. Thêm mới nhân viên tại Danh sách nhân viên mới.

Hướng dẫn:

• Quản lý Hội nhập/ Danh sách Nhân viên mới/ Thêm mới nhân viên.

Ghi chú:

• • • Do các chào mừng, tác vụ, sự kiện, đào tạo, hồ sơ, hướng dẫn đã được thiết lập một danh sách các hoạt động chuẩn cho nhân viên mới (hướng dẫn tại mục 2), nên HR chỉ cần vào thêm mới danh sách nhân viên, hệ thống sẽ tự sinh các hoạt động đã thiết lập cho nhân viên.

    • Khi thêm mới nhân viên tại đây, thông tin nhân viên sẽ được đồng bộ sang Hồ sơ nhân viên (C&B), do đó HR không cần phải thêm mới lại nhân viên này tại Hồ sơ nhân viên.

2. Các thiết lập ban đầu.

2.1 Thiết lập chung.

• • • Chọn tab hoạt động cần [thiết lập/ Thêm mới].

    • Chọn thiết lập cho toàn Công ty hoặc theo từng Chức danh.

Ghi chú:

• • Hoạt động áp dụng “Áp dụng toàn công ty”: toàn bộ nhân viên mới khi thêm vào Danh sách Nhân viên mới đều được tự sinh các hoạt động này.

  • Hoạt động có thể áp dụng “Theo chức danh”: khi thêm nhân viên tại Danh sách Nhân viên mới, chỉ những nhân viên nào có chức danh trùng với chức danh đã thiết lập mới tự sinh các hoạt động này.

2.2 Tác vụ

Thêm mới danh sách [Tác vụ].

Hướng dẫn:

• [Quản lý Hội nhập/ Danh sách Tác vụ/ Thêm mới tác vụ].

Chọn [Danh sách tác vụ]

2.3 Chào mừng

Vào [quản lý hội nhập/ danh sách chào mừng]

Chọn thêm [+]:

• • • • Mã

      • Tiêu đề

      • Nội dụng (tiếng việt)

      • Nội dung khác (tiếng anh)

2.4 Danh sách hồ sơ

Vào [quản lý hội nhập/ danh sách hồ sơ]

Chọn thêm mới [+]:

Tại màn hình này các thông tin cần khai báo:

• Mã

• Tên

• Loại hồ sơ

• Thời hạn

Cuối cùng nhấn lưu

2.5 Danh sách sự kiện

Thao tác tương tự các nhóm trên

3. HR phân task cho nhân viên mới

Hướng dẫn:

• [Quản lý Hội nhập/ Danh sách Nhân viên mới/ Chọn nhân viên].

Các Tab thông tin cần cập nhật:

3.1 Tác vụ:

Nếu các tác vụ đã tạo thiết lập chung rồi  hệ thống tự tạo tác vụ cho nhân viên.

Các trường hợp không có trong thiết lập chung thì:

Tại đây chọn:

• • • • [Tác vụ]

      • Nhất nút [lưu] gốc bên phải

3.2 Sự kiện

Tại màn hình này chọn:

• • • • Sự kiện

      • Người thực hiện

      • Tình trạng

Cuối cùng nhân [lưu]

3.3 Đào tạo

Các khóa đào tạo nhân viên tham gia

3.4 File hồ sơ

Quản lý cập nhật các hồ sơ nhân viên cần phải nộp.

Các thông cần nhập màn hình này:

• • • Hồ sơ

    • Loại

    • Tình trạng

Cuối cùng nhân [Lưu]

C. PHÒNG BAN VÀ QUẢN LÝ CẬP NHẬT TASK TRÊN PORTAL

Khi nhận được mail “Thông báo nhân viên mới nhận việc” từ HR thì các bộ phận tiến hành thực hiện công việc được yêu cầu và cập nhật tình trạng tác vụ sau khi hoàn thành công việc.

1. IT Clearance (quản lý tài sản)

Hướng dẫn:

a. Tài sản cấp phát

Truy cập Portal [Hội nhập và đào tạo/ Nhân viên hội nhập/ Hoạt động] cấp máy tính / Chọn Đính kèm để download (xem) form Tiếp nhận nhân viên từ HR.

Chọn [Hội nhập và đào tạo]/ chọn [Hoạt động]

Tại đây cập nhật trạng thái hoạt động.

Đối với hoạt động là [tài sản cấp phát]  PM tự động chuyển tài sản cấp phát tại [Hệ thống nhân sự/hồ sơ nhân viên/tài sản cấp phát]

Ghi chú: Việc xuất máy tính được thực hiện bên ngoài và chỉ cập nhật tình trạng trên Portal.

• • • • Cài đặt phần mềm và chuyển máy đến bộ phận.

      • Hướng dẫn gõ UserID, password, sử dụng Lync, Outlook.

      • Chuẩn bị chỗ làm việc cho nhân viên mới.

Lưu ý: Trước 1 ngày làm việc của nhân viên thì các task đã phân cho các bộ phận nào mà chưa [Hoàn tất] thì PM gởi Mail nhắc nhở:

To: người thực hiện.

CC: bộ phận liên quan.

b. Quản lý trực tiếp tạo mục tiêu thử việc

Tác vụ: giao mục tiêu thử việc

Thì quản lý của nhận viên tạo tác vụ và cập nhật tình trạng gửi Mail nhân viên và CC cho nhóm HR team.

Vào [Portal/Hội nhập và đào tạo/Hoạt động]

2. Hồ sơ

Vào [Portal/Hội nhập và đào tạo/Hồ sơ].

Hồ sơ cần nộp thì nhân viên vào cập nhật trạng thái hồ sơ [chưa nộp] để gửi Mail phòng HR Team.

3. Sự kiện

Chọn sự kiện

Tại màn hình này cập nhật tình trạng gửi Mail đến nhân viện và Quản lý

4. Điền đơn tiếp nhận nhân viên.

Hướng dẫn:

• Truy cập Portal [Quản lý hội nhập/ hội nhập và đào tạo/Hoạt động] Chọn tác vụ “Điền đơn tiếp nhận nhân viên”/ Chọn Đính kèm/ Tải 2 form đính kèm (form Tiếp nhận nhân viên và form Phiếu đề nghị cấp chìa khóa tủ)/ Điền form/ Tải lên form đã điền/ Cập nhật tình trạng “Hoàn tất”/ Lưu.  HR nhận được mail báo hoàn tất.

V. Nhân viên xem các tác vụ và cập nhật tình trạng hồ sơ

1. CẬP NHẬT TÁC VỤ, BÁO CÁO THỬ VIỆC VÀ HỒ SƠ

1.1 Thực hiện tác vụ.

Hướng dẫn:

• • • • Truy cập [Portal/Hội nhập và đào tạo/Hoạt động]

      • Thực hiện thao tác đính kèm file đi kèm tác vụ (nếu có).

1.2 Báo cáo kết thúc thử việc.

Hướng dẫn:

• • • • Truy cập [Portal/Hội nhập và đào tạo/Hoạt động/Mục tiêu thử việc]

      • Chọn Đính kèm/ Tải lên file Báo cáo đã chỉnh sửa/ Cập nhật tình trạng “Hoàn tất”/ Lưu.

Chọn [Mục tiêu thử việc]

Ghi chú: Trong trường hợp vì lý do nào đó mà nhân viên chưa hoàn tất báo cáo kết thúc thử việc, nhân viên cập nhật tình trạng là “Đang thực hiện” hoặc “Tạm ngừng” thì QLTT cũng nhận được mail thông báo.

1.3 Hồ sơ

Vào [Portal/hội nhập và đào tạo/Hồ sơ]

Chọn [Hồ sơ]

Tại màn hình này:

• • • • Tình trạng

      • Ghi chú

Sau đó nhấn [lưu]  gửi Mail đến HR team