Phân hệ Chấm Công, BHXH - Xử lý quét thẻ từ dữ liệu máy chấm công (P2)

Nếu chọn Loại công thì nếu trước đó nhân viên đã có loại công mà mình chọn tại (**) cho khoảng thời gian tại (*) Thì bấm lưu Chương trình sẽ xóa những công này của nhân viên và insert lại. (Tức là nếu trong ngày 1/9 trước đó nhân viên có công H, AL) nếu mình chọn tại số 7 là H và chọn option này Thì chương trình sẽ chỉ xóa công H cũ và insert mới lại, không ảnh hưởng gì tới công AL cả
Nếu chọn Ngày công thì nếu trước đó nhân viên đã có công cho nguyên cả ngày đó thì chương trình sẽ xóa toàn bộ công của ngày đó và insert lại công tại (**) (Tức là nếu trong ngày 1/9 trước đó nhân viên có công H, AL, nếu mình chọn số 7 là H và chọn option này thì chương trình sẽ xóa hết H, AL cũ đi và chỉ insert lại công H mà thôi)
Lưu ý quan trọng:
- Thực hiện phát sinh công khi và chỉ khi mình tính công hoàn chỉnh rồi mình phát sinh sau. Chứ nếu Anh/Chị thực hiện phát sinh công xong, rồi tính lại công ngày hôm đó thì các giá trị công mình vừa phát sinh sẽ mất.
- Hoặc nếu Anh/Chị lỡ phát sinh công rồi, nhưng giờ muốn tính lại công thì khi chọn ngày và chọn nhân viên cần loại bỏ các ngày mà mình đã phát sinh công ra.

2.5.2 Bổ sung thông tin quét thẻ đặc biệt

Mục đích:

Sử dụng ví dụ cho trường hợp ngày hôm đó bị cúp điện và công ty muốn bổ sung thông tin quét thẻ cho nhân viên đúng bằng giờ ra vào ca cho các trường hợp chung thì cần làm gì?
Lưu ý:
- Những trường hợp ngoài khung chung của ca làm việc hoặc đặc biệt nào đó không thể sử dụng cách điền thông tin đúng bằng khung giờ ca làm việc thì người dùng có thể import tay thông tin quét thẻ riêng như tại:– Bước 6
- Nói chung người dùng cần xem xét hoàn cảnh cụ thể mà quyết định là sử dụng cách ở:– Bước 6 hay là cách ở tính năng này cho hợp lý.

Thao tác chi tiết

- Số 1: Chọn thời gian xử lý

- Số 2: Chọn nhân viên trong bộ lọc

- Số 3: Đọc số liệu trước khi thực hiện phát sinh công để kiểm tra lại số liệu lần nữa

- Số 4: Chọn Bổ sung thông tin quét thẻ

- Số 5: Chọn thông tin quét thẻ ngày nào cần bổ sung

- Số 6: Check chọn điều kiện bổ sung: bổ sung khuyết vào hoặc ra / khuyết cả vào lẫn ra

- Số 7: Đồng ý với các dữ liệu chọn bổ sung thông tin quét thẻ

- Sau khi bổ sung thông tin quét thẻ này xong, Anh/Chị thực hiện lại các thao tác tính công tại đây.

2.5.2 Tiện ích xem chi tiết loại công

- Trong quá trình thực hiện tính công, các Anh/Chị nếu quên mã và tên các loại công có thể kiểm tra nhanh tại chức năng Tính công này luôn.

- Thao tác thực hiện như sau:

2.6 Chỉnh sửa lại bảng chấm công tháng

Mục đích:

Tính năng này có rất nhiều mục đích nhưng đối với dự án VAS, nó được sử dụng cho việc chỉnh sửa lại bảng chấm công tháng cho 1 số trường hợp đặc biệt nào đó: ví dụ: có sai xót nào đó về công với 1 lý do đặc biệt nào mà mình không chỉnh sửa được ở bước xử lý thông tin quét thẻ, hoặc bổ sung trực tiếp kết quả giá trị loại công nào đó vào bảng công chốt.

Thao tác thực hiện:

Bước 1: Vào hệ thống chấm công/Chấm công tháng

Bước 2: Vào màn hình chi tiết

Bước 3: Nhập các điều kiện để đọc số liệu tại số 1

Chọn kỳ công
Chọn nhóm tính lương
Xem chi tiết theo từng ngày hay xem công tổng hợp. Ở ví dụ màn hình trên là đang xem công chi tiết cho từng ngày

Bước 4: Chọn nguyên tắc đọc số liệu tại số 2

Đọc số liệu đã tồn tại : Thì kết quả sau khi đọc chỉ hiển thị các dữ liệu công của nhân viên hiện đang lưu trong hệ thống phù hợp với các tiêu chí lọc được chọn tại bước 3
Nếu chọn option: Gán công mặc định. Thì lúc này người dùng cần chọn loại công mặc định cần gán. Nghĩa là kết quả sau khi đọc số liệu với option gán mặc định này sẽ đồng loạt gán loại công này cho các nhân viên với các tiêu chí lọc được chọn tại bước 3.

Bước 5: Chọn các nhân viên cần đọc số liệu tại biểu tượng phễu số 4

Bước 6: Sau khi thực hiện qua các bước từ 1 bước 5, ta chọn vào biểu tượng đọc số liệu tại số 5

Bước 7: Kết quả sau khi đọc số liệu sẽ được hiển thị tại lưới số 6

Bước 8: Sau khi có kết quả chấm công tháng của nhân viên tại lưới số 6. Người dùng có thể chỉnh sửa lại công của nhân viên bằng cách click vào ngày cần chỉnh sửa và nhập lại giá trị

Bước 9: Nếu muốn xóa các thông tin công của nhân viên cho 1 ngày hoặc nhiều ngày:

Bước 10: Hoặc có thể import dữ liệu chấm công trực tiếp vào phần mềm

Chọn mũi tên xuống – xuất khẩu file
Lưu file lại
Nhập các giá trị công của nhân viên vào file
Chọn mũi tên lên – Nhập khẩu file vào hệ thống

2.7 Khoá bản công

2.8 Một số quản lý khác liên quan tới chấm công

2.8.1 Quy định về số giờ 1 công

Mục đích:

Có liên quan tới việc tính ra ngày nghỉ bù cũng như các công thức liên quan tới việc đổi đơn vị giờ ra đơn vị ngày

Thao tác thực hiện:

Vào Hệ thống chấm công-> Thiết lập hệ thống chấm công

Vào Quy định tính công-> Thông tin chung-> Quy định số giờ 1 công-> Chi tiết: Tại đây có thể thêm hoặc sửa thiết lập.

Lưu ý: LV đã hỗ trợ thiết lập cho khách hàng rồi. Khách hàng chỉ vào xem để biết giá trị chia ra đơn vị ngày cho nhân viên đó là bao nhiêu. Và khách hàng có thể chỉnh sửa lại thôi.

2.8.2 Phân ca làm việc

Mục đích:
Dùng để thực hiện phân ca làm việc cho nhân viên.

Đối với dự án này thường phân ca theo hàng tháng, thường là HR sẽ sử dụng tính năng này để phân ca cho nhân viên

Hoặc nhân sự cũng có thể dùng tính năng này để chỉnh sửa bổ sung ca làm việc của nhân viên cho 1 số trường hợp nào đó.
Thao tác:
- Phân ca làm việc trên giao diện hàng loạt:

Bước 1: Vào hệ thống chấm công/ Phân ca làm việc

Bước 2: Thực hiện theo thứ tự hình duới như sau:

Số 1: Chọn thời gian

Số 2: Chọn như hình

Số 3: Chọn [Gán số liệu phân ca] như hình

Số 4: Chọn nhân viên

Lưu ý:
- Đối với dự án VAS thì mỗi bộ phận là theo 1 ca làm việc nào đó thì nguời dùng nên chọn phân ca theo từng bộ phận.
- Đồng thời việc phân ca là cần thực hiện cuối tháng hoặc đầu tháng cho các nhân viên cũ hoặc tùy theo thời điểm phát sinh cho nhân viên mới vào làm.
- Sau khi HR phân ca thì nếu thực tế diễn ra có những thay đổi nào khác cho từng nhân viên thì nhân viên HR sẽ thực hiện thay đổi lại.

Số 5: Chọn đọc số liệu

Số 6: Check chọn các ô như hình

Số 7: Chọn ca làm việc cần phân

Số 8: Chọn thực thi

Số 9: Chọn lưu lại

Thêm/ sửa/ xóa ca làm việc:

Bước 1: Vào hệ thống chấm công/ Phân ca làm việc

Bước 2: Chọn thời gian / Chọn nhân viên đọc số liệu

Số 1: Chọn thời gian

Số 2: Để mặc định như hình

Số 3: Chọn nhân viên

Số 4: Đọc số liệu

Số 5: Màn hình hiển thị kết quả

Bước 3: Chọn các ngày cần bổ sung chỉnh sửa tăng ca/ click vào và thực hiện chỉnh sửa hoặc xóa ca của ngày đó.

Số 1: click chọn ngày cần xóa hoặc sửa lại ca làm việc

Số 2: Nếu muốn chọn ca làm việc khác thì chọn tại số 2

Số 3: Lưu lại thông tin khi thực hiện sửa ca

Số 4: Nếu muốn xóa ca làm việc cho ngày này luôn thì chọn số 4

Bước 4: Ở bước 3 thì mình chỉ xóa 1 ngày hoặc 1 vài ngày nào đó. Nếu muốn xóa ca làm việc của tất cả các ngày mình đã đọc số liệu thì cần thực hiện như hình dưới:

Số 1: Chọn khoảng thời gian cần xóa ca làm việc

Số 2: Để mặc định

Số 3: Chọn nhân viên

Số 4: Đọc số liệu

Số 5: Check chọn các nhân viên cần xóa ca làm việc

Số 6: Chọn nút xóa

Số 7: Lưu lại

Bước 5: Nếu không muốn sửa trực tiếp trên chương trình, người dùng có thể chọn xuất khẩu ra file excel và sửa thông tin ca trực tiếp trên file excel và lưu lại/ Sau đó import vào hệ thống lại.

Lưu ý:
- Ngày nghỉ tuần/ ngày lễ có job tự động của chương trình sẽ động fill ca làm việc theo chu kỳ quý.
- Đồng thời khi xuất ra excel phải xuất trong khoảng thời gian 1 tháng thôi không xuất nhiều tháng cùng lúc vì tiêu đề cột là ngày không chứa tháng và đồng thời dữ liệu xuất ra sẽ quá tải dung luợng.
- Với lại cách chỉnh sửa ca từ excel sẽ không hiệu quả bằng việc phân ca trực tiếp trên giao diện, trên giao diện có những tiện ích phân ca giúp nguời dùng thao tác dễ dàng hơn.

2.8.3 Quy định đăng ký đi trễ về sớm

Mục đích:
- Dùng để thực hiện việc đăng ký đi trễ về sớm cho nhân viên
- Nhân sự cũng có thể dùng tính năng này để chỉnh sửa bổ sung thời gian đăng ký đi trễ về sớm của nhân viên
Thao tác:

Bước 1: Vào hệ thống chấm công/ Quy định đi trễ về sớm

Bước 2: Chọn thời gian / Chọn nhân viên đọc số liệu

Số 1: Chọn thời gian
Số 2: Chọn nhân viên
Số 3: Chọn đọc số liệu.

Bước 3: Chọn các ngày cần bổ sung chỉnh sửa đi trễ về sớm/ click vào và thực hiện chỉnh sửa hoặc xóa thời gian đi trễ về sớm cho ngày đó.

Số 4: Click chọn ngày cần thêm/sửa/xóa
Nếu muốn thêm/sửa thì thực hiện như hình bên duới

Số 1: Nhập thông tin
Số 2: Ấn lưu lại.
Nếu muốn xóa thì thực hiện như hình bên duới (xóa cho 1 ngày đã chọn)

Số 1: Check chọn dòng cần xóa
Số 2: Chọn nút xóa
Nếu muốn xóa cho tất cả các ngày đã lọc cho nhân viên luôn thì thực hiện như bên duới

Số 1: Chọn thời gian cần xóa
Số 2: Chọn nhân viên
Số 3: Chọn đọc số liệu
Số 4: Chọn các nhân viên cần xóa đi trễ về sớm với khoảng thời gian đuợc chọn tại số 1.
Số 5: Chọn nút xóa
Số 6: Lưu lại

Bước 4: Nếu không muốn sửa trực tiếp trên chương trình, người dùng có thể chọn xuất khẩu ra file excel và sửa thông tin đi trễ về sớm trực tiếp trên file excel và lưu lại/ Sau đó import vào hệ thống lại.

Lưu ý: Thời gian đăng ký đi trễ về sớm được ghi với đơn vị phút.

2.8.4 Quy định tăng ca

Mục đích:

Dùng để thực hiện việc đăng ký tăng ca cho nhân viên
Nhân sự cũng có thể dùng tính năng này để chỉnh sửa bổ sung thời gian đăng ký tăng ca cho nhân viên

Thao tác:

Bước 1: Vào hệ thống chấm công/ Quy định tăng ca

Bước 2: Chọn thời gian / Chọn nhân viên đọc số liệu

Số 1: Chọn thời gian
Số 2: Chọn nhân viên
Số 3: Chọn đọc số liệu.

Bước 3: Chọn các ngày cần bổ sung chỉnh sửa tăng ca/ click vào và thực hiện chỉnh sửa hoặc xóa thời gian tăng ca cho ngày đó.

- - Số 4: Click chọn ngày cần thêm/sửa/xóa
  - Nếu muốn thêm/sửa thì thực hiện như hình bên duới

Số 1: Chọn biểu tuợng thêm nếu như Anh/Chị muốn thêm, còn nếu truớc đó đã có số liệu thì Anh/Chị chỉ cần chọn dòng cần chỉnh sửa trên Form này
Số 2: check hoặc uncheck để biết là phiếu tăng ca này có muốn chuyển sang quỹ nghỉ bù hay không?
Số 3: Nhập các thông tin cần thiết như số giờ, Loại công OT
Số 4: Lưu lại
Và sau cùng khi Form con thoát ra thì cần ấn lưu lại lần nữa ở màn hình chính

Nếu muốn xóa thì thực hiện như hình bên duới (xóa cho 1 ngày đã chọn)