(HRM)Phân hệ Tuyển dụng

A. TỔNG QUAN HỆ THỐNG

• Các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng nhân sự đăng ký đề xuất tuyển dụng trên ATS Portal.

• Ban lãnh đạo các cấp thực hiện xét duyệt các đề xuất tuyển dụng từ bộ phận (nếu có thiết lập quy trình xét duyệt đề xuất theo các cấp).

• HR lập yêu cầu tuyển dụng theo đề xuất từ các bộ phận có nhu cầu.

• Mỗi yêu cầu tuyển dụng áp dụng 1 quy trình duy nhất đã được định nghĩa sẵn.

• Mỗi quy trình gồm nhiều vòng tuyển.

• Mỗi vòng tuyển bao gồm nhiều tác vụ cần thực hiện.

• HR chịu trách nhiệm theo dõi và cập nhật tình trạng các tác vụ, các vòng tuyển theo kết quả thực tế từ HR và các bộ phận liên quan.

• Nguồn ứng viên được lấy từ nguồn nội bộ (là các nhân viên có nguyện vọng ứng tuyển và được các cấp xét duyệt) và nguồn bên ngoài (do HR tự tìm hoặc ứng viên chủ động nộp hồ sơ thông qua các kênh tuyển dụng và HR tuyển lọc để nhập vào hệ thống).

• Mỗi ứng viên phải hoàn thành tất cả các tác vụ (đã được định nghĩa) bắt buộc trong vòng tuyển hiện hành mới đủ điều kiện để chuyển sang vòng tiếp theo.

• Ứng viên đạt tất cả các vòng của quy trình đang tuyển sẽ được chuyển sang quá trình ra quyết định.

• Tùy từng quyết định đối với từng ứng viên sẽ thực hiện chuyển hồ sơ ứng viên sang các danh sách tương ứng.

B. HR THIẾT LẬP HỆ THỐNG TUYỂN DỤNG

Thêm mới -> Nhập thông tin -> Lưu

Lưu ý: có 4 loại tác vụ:

• Tác vụ thông thường: chỉ cần cập nhật ngày, người thực hiện và kết quả.

• Tác vụ gửi email: check “Gửi email” và chọn mẫu email  khi cập nhật tình trạng thực hiện tác vụ thì email đã thiết lập sẽ được gửi đi.

• Tác vụ lịch phỏng vấn: check “Lịch phỏng vấn”  khi cập nhật tình trạng thực hiện tác vụ sẽ có thêm các thông tin như thời gian, địa điểm, người phỏng vấn,… để theo dõi.

• Tác vụ vừa gửi email vừa là lịch phỏng vấn: check “Lịch phỏng vấn”, check “Gửi email” và chọn mẫu email  khi cập nhật tình trạng thực hiện tác vụ sẽ có thêm các thông tin như thời gian, địa điểm, người phỏng vấn,… để theo dõi, đồng thời email đã thiết lập sẽ được gửi đi.

3. Thiết lập Quy trình tuyển dụng

Mô tả: Tại đây định nghĩa quy trình tuyển dụng mà hệ thống thông qua đó thực hiện tuyển dụng ứng viên.

Thao tác trên hệ thống:

Cấu hình & Danh mục -> Quy trình tuyển dụng

Thêm mới -> Nhập thông tin -> Lưu

Lưu ý:

• Chỉ có duy nhất 1 quy trình áp dụng toàn công ty.

• 1 quy trình có thể áp dụng cho nhiều chức danh.

• 1 chức danh chỉ được áp dụng 1 quy trình.

• Chức danh chưa thiết lập quy trình nào có thể sử dụng quy trình áp dụng toàn công ty (nếu có) hoặc các quy trình áp dụng cho chức danh khác.

Chọn Vòng tuyển dụng -> Thêm mới Vòng tuyển -> Nhập thông tin -> Lưu

Lưu ý: Thứ tự vòng tuyển được định nghĩa tại đây là mặc định, có thể thay đổi theo từng yêu cầu tuyển dụng khác nhau (thao tác tại Lập yêu cầu tuyển dụng).

Chọn Vòng tuyển -> Thêm Bước công việc

Lưu ý: Tác vụ bắt buộc (đã đề cập tại A. TỔNG QUAN HỆ THỐNG) được định nghĩa tại đây.

C. QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

1. Lập yêu cầu tuyển dụng

a. Quy trình đăng ký, xét duyệt yêu cầu tuyển dụng

Mục đích:

• Tùy nhu cầu thực tế của các phòng ban bộ phận mà các phòng ban bộ phận gửi yêu cầu tuyển dụng về cho bộ phận tuyển dụng. Và yêu cầu này từ các bộ phận có thể nằm trong hoặc ngoài định biên nhân sự.

Thiết lập người xét duyệt cho quy trình:

• Quy trình này liên quan tới người trưởng bộ phận của đơn vị. Chỉ cần vào Phân hệ nhân sự/ Cơ cấu tổ chức/ Chọn phòng ban/ Chọn người quản lý là hoàn thành việc set up. 

• Các chi tiết set up liên quan khác có thể tham khảo thêm tại: Vào phân hệ nhân sự/ Hệ thống quản trị/ Thiết lập quy trình duyệt/ Tuyển dụng/ Đề xuất tuyển dụng.

Thiết lập template mail cho quy trình:

• Ứng với mỗi bước của quy trình như Hiring đăng ký xong hoặc cấp duyệt xét duyệt xong phiếu thì sẽ có các mail thông báo tương ứng. 

• Các mail này thiết lập tại: Phân hệ tuyển dụng/ Cấu hình và danh mục/Thiết lập mẫu email tuyển dụng.

Gán chức danh nào thuộc phòng ban nào:

• Mục đích: Để khi hiring manager vào đề xuất tuyển dụng cho bộ phận mình chỉ focus đúng các chức danh của bộ phận phòng ban của mình.

• Vào Phân hệ nhân sự/ Bản mô tả công việc/ Tại tab thông tin chung/ Áp dụng cho

Thao tác thực hiện quy trình:

• Bước 1: Đại diện các bộ phận (Hiring manager) sẽ thực hiện nhập các yêu cầu này tại: Cổng thông tin nhân sự/ Portal main/ Phân hệ tuyển dụng (Nghề nghiệp và nhu cầu)/Nhóm Nhu cầu và xét duyệt/Box: Đề xuất tuyển dụng.

Lưu ý: Người đăng ký phiếu yêu cầu tuyển dụng phải có phân vùng dữ liệu tức là có set up sẽ có quyền đăng ký cho phòng ban nào. Việc phân vùng dữ liệu tại tính năng: Phân hệ nhân sự/ Hệ thống quản trị/ Phân quyền/ Nhóm người dùng.

• Bước 2: Trưởng bộ phận vào xét duyệt. Sau khi trưởng bộ phận xét duyệt mail sẽ gửi tới bộ phận tuyển dụng. 

Tính năng: Vào Portal tuyển dụng/ Xét duyệt đề xuất tuyển dụng.

• Lưu ý:

  • • Người đăng ký có thể thực hiện xóa phiếu hoặc hủy phiếu yêu cầu tuyển dụng mà mình đã đăng ký. 

    • Ngoài ra nếu phiếu yêu cầu nào đã được bộ phận tuyển dụng cho đăng tuyển thì trên phiếu sẽ tự động check vào ô check box [Đã lập yêu cầu].

• Trong quá trình thực hiện đăng ký phiếu sẽ có những cảnh báo ràng buộc kèm theo liên quan tới budget hoặc tới số lượng headcount theo định biên,…

b. HR lập yêu cầu tuyển dụng

Quản lý Tuyển dụng -> Lập yêu cầu tuyển dụng

Thêm mới -> Nhập thông tin -> Lưu

Lưu ý một số thông tin sau:

• • • Ngày yêu cầu tuyển dụng: tại bộ lọc yêu cầu tuyển dụng tại các tính năng, Xem theo thời gian nào được lọc dựa trên trường thông tin này.

    • Tình trạng: chỉ yêu cầu Đã duyệt mới có thể sơ tuyển ứng viên.

    • Chịu trách nhiệm chính: tại bộ lọc yêu cầu tuyển dụng tại các tính năng, “Yêu cầu của tôi” được lọc dựa trên trường thông tin này.

    • Ngày hoàn tất tuyển dụng: nếu ngày này nhỏ hơn ngày hiện tại sẽ không thể sơ tuyển (thêm) ứng viên.

    • Đã thực hiện tuyển: nếu yêu cầu này đã có ít nhất 1 ứng viên tham gia dự tuyển thì trường thông tin này hệ thống tự cập nhật

• Mỗi yêu cầu tuyển dụng phải tương ứng với một quy trình tuyển dụng. Do đó, khi lưu, hệ thống sẽ thông báo xác nhận phát sinh các thông tin liên quan khác như bằng cấp, chứng chỉ, kỹ năng, phúc lợi (lấy từ Bản Mô tả công việc) và quy trình tuyển dụng cho yêu cầu tuyển dụng đang thêm.

  • • Nếu Đồng ý -> phát sinh các thông tin như trong thông báo, trong đó, nếu chức danh cần tuyển đã thiết lập quy trình rồi thì phát sinh quy trình đã thiết lập. Ngược lại, hệ thống tự lấy quy trình áp dụng toàn công ty gán cho yêu cầu đang thêm mới.

    • Nếu Không đồng ý -> Các thông tin trên đều trống và người dùng sẽ tự thêm, trong đó, để thêm quy trình tuyển dụng cho yêu cầu, chọn tab Quy trình -> thêm mới -> chọn quy trình -> OK.

2. Sơ tuyển ứng viên

HR tìm kiếm ứng viên

HR thực hiện tìm kiếm nguồn ứng viên bên ngoài hoặc chọn lọc từ những ứng viên chủ động nộp hồ sơ từ các kênh tuyển dụng.

HR nhập hồ sơ ứng viên vào hệ thống

Hồ sơ Ứng viên -> Hồ sơ ứng viên

Thêm mới -> Nhập thông tin -> Lưu

Lưu ý một số thông tin sau:

• • • Chuyên viên tuyển dụng: tại bộ lọc ứng viên ở Hồ sơ ứng viên, vùng dữ liệu “Ứng viên của tôi” được lọc dựa trên trường thông tin này.

    • Phân loại: chỉ “Ứng viên” và “Ứng viên tiềm năng” được hiển thị ở Hồ sơ ứng viên cũng như tính năng Sơ tuyển ứng viên.

HR thêm ứng viên vào danh sách dự tuyển của đợt đang tuyển

Quản lý Hội nhập -> Sơ tuyển Ứng viên

Chọn yêu cầu -> Thêm mới

Lọc ứng viên -> Chọn ứng viên muốn thêm vào danh sách dự tuyển -> Lưu

Lọc yêu cầu -> Chọn yêu cầu

Cách 1: Cập nhật từng tác vụ cho từng ứng viên

Cách 1.1: vào chi tiết ứng viên

Cách 1.2: vào Tổng hợp điểm thi

Cách 2: Cập nhật 1 tác vụ cho cùng lúc nhiều ứng viên

Vào Tổng hợp điểm thi

Hội đồng đánh giá thực hiện đánh giá ứng viên

Cách 1: Người đánh giá tự cập nhật

Cách 2: HR cập nhật thay

HR cập nhật kết quả vòng

Cách 1: Cập nhật từng vòng cho từng ứng viên

Cách 2: Cập nhật từng vòng cho nhiều ứng viên

Lọc yêu cầu  Chọn yêu cầu

a. Đồng ý tuyển

Cập nhật “Đồng ý tuyển”

Check chọn “Đồng ý tuyển” tại ứng viên cần cập nhật -> Lưu

Chọn Mẫu email -> Check “Là thư mời nhận việc” -> (chọn từng ứng viên để xem email tương ứng sẽ được gửi) -> Nhấn hình số 2

Ứng viên phản hồi thư mời nhận việc

• Ứng viên đồng ý nhận việc

Cập nhật tình trạng nhận việc

Chọn ứng viên

Chọn tình trạng nhận việc là “Đồng ý nhận việc”/ Nhập ngày dự kiến nhận việc/ Lưu

4.1.1. Cập nhật thông tin nhận việc

Chuyển ứng viên qua Hồ sơ Nhân viên

Check “Đã nhận việc”/ Nhập ngày nhận việc và ngày kết thúc thử việc/ Lưu

Ứng viên từ chối nhận việc

Cập nhật tình trạng nhận việc

Chọn tình trạng nhận việc là “Từ chối nhận việc”/ Nhập ngày từ chối nhận việc/ Lưu

Chọn tác vụ “Gửi thư"

b. Không tuyển

Cập nhật “Không tuyển”

Ghi nhận hồ sơ

Ứng viên tiềm năng

Danh sách đen (có Lý do)

D. MỘT SỐ TIỆN ÍCH HỖ TRỢ VÀ CÁC CHỨC NĂNG KHÁC

1. Gửi mail cho ứng viên vừa được thêm vào danh sách dự tuyển

Mô tả: thao tác này hỗ trợ thực hiện một tác vụ gửi email ngay tại Sơ tuyển cho một hoặc nhiều ứng viên cùng lúc.

Điều kiện để thực hiện được thao tác gửi mail tại Sơ tuyển:

• Tại vòng đầu tiên của quy trình tuyển dụng áp dụng cho đợt tuyển phải có ít nhất một tác vụ có gửi mail.

• Ứng viên vừa được thêm vào danh sách dự tuyển, chưa có kết quả bất kỳ tác vụ hay vòng nào tại Theo dõi.

Thao tác trên hệ thống:

Quản lý Tuyển dụng -> Sơ tuyển ứng viên

Chọn yêu cầu -> Check chọn ứng viên -> Nhấn  biểu tượng Mail

E. GIẢI THÍCH CÁC SỐ ĐẾM BÊN NGOÀI TÍNH NĂNG

1. Danh sách Ứng viên

Tổng số Ứng viên + Ứng viên tiềm năng không có Chuyên viên tuyển dụng hoặc Chuyên viên tuyển dụng là user đăng nhập hoặc user đăng nhập là QLTT/QLGT của Chuyên viên tuyển dụng.

2. Lập yêu cầu Tuyển dụng

Tổng số yêu cầu tuyển dụng đã lập trong năm.

• • • Đang tuyển: Đã sơ tuyển ứng viên và chưa có Ngày hoàn tất tuyển dụng.

    • Chưa tuyển: Chưa sơ tuyển.

    • Đã tuyển: Đã sơ tuyển ứng viên và đã có Ngày hoàn tất tuyển dụng.

3. Sơ tuyển Ứng viên

Tổng số yêu cầu tuyển dụng đã thực hiện tuyển trong năm.

• • • • Chưa sơ tuyển: các yêu cầu tuyển dụng Đã duyệt nhưng chưa sơ tuyển ứng viên.

      • 15: các yêu cầu Đã duyệt, gồm cả đã sơ tuyển và chưa sơ tuyển.

      • 3: Tổng số ứng viên đã sơ tuyển cho yêu cầu được chọn bên trái.

      • Bỏ dự tuyển: số ứng viên đã bỏ dự tuyển.

      • Nhân viên: số ứng viên là ứng tuyển nội bộ (đã là nhân viên của công ty).

• Đợt đang tuyển: Đã sơ tuyển ứng viên và chưa có Ngày hoàn tất tuyển dụng.

• Đợt đã tuyển: Đã sơ tuyển ứng viên và đã có Ngày hoàn tất tuyển dụng.

5. Quyết định Tuyển dụng

Tổng số ứng viên đã đạt vòng cuối quy trình tuyển dụng của các đợt tuyển trong năm.

6. Danh mục Nguồn tuyển dụng

Tổng số Nguồn tuyển dụng còn sử dụng trong danh mục.

7. Danh mục Bước công việc

Tổng số tác vụ còn sử dụng trong danh mục.

8. Quy trình tuyển dụng

Tổng số quy trình chính còn sử dụng trong danh mục.