(HRM)Phân hệ Nhân sự - Các thiết lập và chức năng

1. Thiết lập cơ cấu tổ chức

Mục đích:

• • Quản lý mô hình tổ chức tập đoàn, công ty, phòng ban, bộ phận, …

  • Cho phép tạo nhiều cấp tổ chức khác nhau và không giới hạn về số lượng

  • Quản lý thông tin đổi tên phòng ban, sáp nhập, chia tách, thành lập mới, …

Thao tác:

Bước 1: Vào hệ thống nhân sự/ Cơ cấu tổ chức

Bước 3: Chọn các phòng ban với các trạng thái: Đang hiệu lực, hết hiệu lực tại số 2 trên hình ảnh phía trên.

Bước 4: Chọn các phòng ban mình cần chỉnh sửa, bổ sung, xem tại số 1

Bước 5: Chỉnh sửa phòng ban, đơn vị:

• Chọn tại số 1

• Xuất hiện phòng ban đơn vị tại 3

• Click chọn phòng ban cần chỉnh sửa

• Nhập các thông tin cần chỉnh sửa

• Rồi ấn lưu lại 

Bước 6: Muốn xóa 1 phòng ban, đơn vị:

• Nếu phòng ban đơn vị còn có nhân viên thì cần thực hiện điều chuyển nhân viên trước khi xóa phòng ban đơn vị này. Bước thực hiện điều chuyển nhân viên tham khảo tại: B.10

• Chọn phòng ban tại số 1

• Hiển thị phòng ban đơn vị số 3

• Check chọn phòng ban cần xóa

• Chọn biểu tượng xóa tại số 5

Bước 7: Thêm mới 1 phòng ban đơn vị 

• Thực hiện chọn biểu tượng [+] tại số 4

• Nhập các thông tin của phòng ban 

• Chọn lưu 

Bước 8: Thêm chỉnh sửa phòng ban bằng cách xuất nhập khẩu excel

• Chọn xuất nhập khẩu tại 6 với mũi tên xuống là xuất khẩu; mũi tên lên là nhập khẩu.

2. Quản lý mô tả công việc

Mục đích:

• Tính năng dùng để tạo các chức danh công việc trong toàn công ty.

• Xây dựng các chính sách chuẩn theo từng chức danh như: đối với chức danh đó cần các khóa training nào, có các KPIs, ….

• Mô tả các chính sách phúc lợi, quyền lợi, nghĩa vụ của nhân viên theo từng chức danh phục vụ nhu cầu đăng tuyển khi cần.

Thao tác:

Bước 1: Trước khi vào thực hiện thêm, xóa, chỉnh sửa các chức danh công việc, cần tạo các nhóm chức danh công việc.

• Hiện tại với dữ liệu của khách hàng Lạc Việt đã khởi tạo sẵn các nhóm chức danh rồi. Tuy nhiên, nếu khách hàng có phát sinh thêm nhóm chức danh mới hoặc muốn sửa tên chức danh cũ có thể thực hiện theo các bước bên dưới như sau:

• Bước 1.1: Nhấn tổ hợp phím: Ctrl +  Shift + F/ Chọn thiết lập danh mục/ Chọn nhóm chức danh

• Bước 1.4: Muốn xóa 1 nhóm chức danh/ Chọn nhóm cần xóa/ Ấn nút xóa (Lưu ý: Chỉ xóa các nhóm chức danh chưa có chứa chức danh bên trong – tức là chỉ xóa các nhóm chức danh chưa được sử dụng trong hệ thống, có thể là mình tạo nhóm chức danh mới nhưng bị lỗi gì đó nên cần xóa đi)

Bước 3: Thêm chức danh công việc bằng cách nhập trực tiếp lên chương trình

• Chọn vào biểu tượng [+] thêm mới tại màn hình

• Với tại 2.2 là các group thông tin 

• Với 2.3 là màn hình chi tiết ứng với từng tab thông tin tại 2.2

• Sau khi nhập các thông tin ấn lưu tại 2.4

Bước 4: Thêm chức danh công việc bằng cách xuất nhập khẩu excel

• Chọn vào mũi tên xuống là xuất khẩu

• Lưu file lại 

• Nhập các thông tin 

• Và chọn mũi tên lên để nhập khẩu thông tin 

3. Thiết lập nghỉ phép năm 

Lưu ý: Các đối tượng tính phép ban đầu Lạc Việt sẽ hỗ trợ khách hàng thêm vào hệ thống. Khách hàng chỉ sử dụng hoặc khi nào có phát sinh thêm đối tượng tính phép mới thì khách hàng mới thực hiện.

4. Chi tiết về tính phép tiêu chuẩn

Mục đích:

• Căn cứ vào đối tượng tính phép của nhân viên được khai báo là nhân viên thuộc đối tượng tính phép nào ví dụ 12 ngày phép/năm, …

• Tính năng này sẽ hỗ trợ người dùng thực hiện tính ra được quỹ phép của nhân viên bao gồm phép năm hiện tại và lượng phép tồn chuyển qua từ năm cũ (nếu có)

Thao tác:

• Trước khi vào thực hiện tính phép tiêu chuẩn cho nhân viên cần kiểm tra lại các nhân viên đã được gắn các đối tượng tính phép chưa tại Hồ sơ nhân viên/ Thông tin công việc/ Đối tượng tính phép. 

• Và các thông tin liên quan khác như: Ngày vào làm, Loại lao động tại Hồ sơ nhân viên/ Thông tin công việc/ Ngày vào làm. 

Số 1: Chọn năm cần tính phép cho nhân viên

Lưu ý: 

• Tại check box [Bỏ qua nhân viên đã được tính phép]: Phải để dấu check như hình. 

• Nếu bỏ dấu check thì chương trình sẽ tính phép tiêu chuẩn cho cả những nhân viên đã được tính phép rồi – như vậy sẽ ảnh hưởng tới quá trình lịch sử nghỉ phép cũng như số lượng quỹ phép của những nhân viên này sẽ bị sai lệch.

• Bỏ dấu check chỉ áp dụng cho 1 số trường hợp cần khắc phục đặc biệt nào đó tùy trường hợp thực tế Lạc Việt sẽ hướng dẫn thêm cho khách hàng khi gặp các tình huống này.

Số 2: Cứ để mặc định như hình

Số 3: Chọn danh sách nhân viên cần tính phép

Số 4: Đọc dữ liệu

Số 5: Với các điều kiện đã chọn từ 1, 2, 3 sau khi đọc xong số liệu sẽ hiển thị danh sách các nhân viên có thể được tính phép tại vị trí số 5 trên hình

Số 6: Bấm nút tính phép tiêu chuẩn 

Sau đó, người dùng xem lại kết quả tiêu chuẩn đã được tính cho nhân viên tại vị trí số 5 – chú trọng xem tại 2 cột: Còn năm nay + Còn năm trước. 

Anh/Chị cũng có thể chọn mũi tên xuống để tải file dạng excel về máy để đọc giá trị quỹ phép sau khi được tính cho các nhân viên.

Lưu ý: 

• Tính phép tiêu chuẩn thường tính vào gần cuối của năm để qua đầu năm là nhân viên đã có quỹ phép để sử dụng. 

• Và tính phép tiêu chuẩn khi có phát sinh – tức là cho các nhân viên mới vào làm.

5. Thiết lập ngày nghỉ

Số 1: Chọn khoản thời gian cần thiết lập

Số 2.1: Chọn nhóm ngày nghỉ tuần

Số 2.2: Chọn nhóm nghỉ bất kỳ

Số 3: Chọn các nhân viên, nếu không biết thì cứ chọn all nhân viên chương trình tự động kết hợp với 2.2 để lọc các nhân viên đúng nhóm nghỉ bất kỳ

Số 4: Đọc số liệu

Số 5: Trên màn hình hiển thị các nhân viên và các ngày. Anh/Chị muốn nhân viên có ngày nghỉ là ngày nào thì check chọn vào ngày đó.

Bước 3: Xem danh sách nhân viên hết hạn thử việc

• • • Nếu HR đã biết chính xác nhân viên nào rồi thì không cần thực hiện bước này

    • Nếu HR chưa biết có thể sử dụng tính năng này để biết danh sách các nhân viên tương ứng

    • Vào Hệ thống nhân sự/ Báo cáo đặc trưng/ Danh sách hết hạn/ Chọn hết hạn thử việc và thực hiện như hình kèm

• Số 1: là loại hết hạn thử việc

• Số 2: Chọn số ngày hết hạn.

• Số 3: Chọn nhân viên nếu không biết cứ chọn tất cả

• Số 4: Chọn xem

• Số 5: Hiển thị danh sách nhân viên tại vị trí số 5

Bước 4: Đánh giá nhân viên - bên ngoài hệ thống

Bước 5: Chuyển nhân viên từ thử việc sang chính thức

• Cập nhật lại các thông tin chính như trên sơ đồ và các màn hình thao tác như bên dưới.

  • • Cập nhật loại nhân viên từ thử việc lên chính thức

• Khai báo hợp đồng chính thức + phụ lục (nếu có)

• Khai báo quyết định lương + phụ cấp mới (nếu có)

• Check lại các thông tin về bảo hiểm: BHXH, BHYT, BHTN

• Check lại các thông tin về thân nhân đặc biệt là thân nhân có giảm trừ phụ thuộc

• Các thông tin về công đoàn

Bước 6: Quản lý các thông tin khác của nhân viên

• Vào Hệ thống nhân sự/ Quản lý hồ sơ nhân viên

• Chọn xem chi tiết 1 nhân viên bất kỳ/ Và xem đầy đủ các tab thông tin quản lý. Tại đây Anh/Chị có thể bổ sung thêm các thông tin của nhân viên

• Lúc này nhân viên được chuyển vào Hồ sơ thôi việc tại Hệ thống nhân sự/ Hồ sơ thôi việc

Lưu ý: 

• Khi nào nhân viên được giải quyết tất cả về các chế độ lương thưởng, trợ cấp thôi việc, ... thì mới check vào dấu Đã thôi việc.

• Và lúc này chương trình sẽ chuyển nhân viên nào vào màn hình quản lý các nhân viên thôi việc.

• Thao tác thêm mới 1 phiếu nghỉ phép

Nhập các thông tin cơ bản của phiếu phép.

Đặc biệt lưu ý chỗ control [Thời gian nghỉ] là thời gian bắt đầu nghỉ của nhân viên

Sau đó ấn lưu lại

• Thao tác xóa 1 phiếu nghỉ phép đã có

Số 1: Chọn tab: Đăng ký nghỉ phép

Số 2: Chọn kỳ công cần xem các phiếu phép hoặc cũng có thể chọn từ ngày đến ngày

Số 3: Chọn nhân viên

Số 4: Chọn đọc số liệu

Hiển thị danh sách các phiếu phép của nhân viên

Số 5: Check chọn các phiếu phép cần xóa

Số 6: Xóa các phiếu phép

• Theo dõi nghỉ phép của nhân viên

Xem quỹ phép của nhân viên tới thời điểm hiện tại như thế nào.

Như hình

Số 1: Chọn tab: Theo dõi nghỉ phép

Số 2: Chọn năm xem, từ tháng nào tới tháng nào

Số 3: Chọn nhân viên

Số 4: Đọc số liệu

Số liệu hiển thị tại màn hình số 5

Có thể xuất excel để xem số liệu tại số 6

Số 1: Chọn loại lương cơ bản hay lương chức danh hay phụ cấp

Số 2: Chọn điều kiện lọc như thời gian hay chỉ xem các quyết định đang hiệu lực 

Số 3: Chọn nhân viên

Số 4: Đọc số liệu

Nếu muốn thêm 1 quyết định mới chọn số 6/ nhập thông tin / ấn lưu

Nếu muốn chỉnh sửa hoặc thêm 1 quyết định hàng loạt cho nhiều nhân viên thì:

• Chọn mũi tên xuống để tải file về

• Chỉnh sửa/ bổ sung/lưu file lại

• Sau đó chọn mũi tên lên để up file lại hệ thống

Nếu muốn xóa 1 quyết định thì:

• Check chọn quyết định cần xóa tại danh sách các quyết định ở số 5

• Sau đó bấm vào biểu tượng xóa

• Click nút “Thêm”  Hiển thị form nhập liệu thông tin bổ nhiệm – điều động của nhân viên hiện hành.

• Nhập các thông tin như Loại quyết định, quyết định số, ngày áp dụng, loại quyết định (bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động,…), Bộ phận làm việc mới, thông tin về mức lương mới (nếu có), …

• Click nút “Lưu”  click nút “Đóng”

• Hoặc cũng có thể chọn mũi tên lên xuống – để xuất khẩu nhập khẩu các quyết định điều chuyển bổ nhiệm cho nhiều nhân viên bằng excel.